Was bedeutet Ordnung in Büro und Ablage?

Ordnung in Büro und Ablage gehört auch zu meinen Spezialisierungen als Ordnungscoach. Das siehst du auf meiner Website, in meinem Angebot oder meinem Blog. Aber was genau bedeutet das für mich und was auch nicht? Genau diese Fragen möchte ich dir heute in meinem Blogartikel beantworten.

Ich möchte dir zwar meine persönliche Meinung dazu zeigen, aber wir haben vermutlich beide eine andere Vorstellung davon, was Ordnung denn genau bedeutet. Deshalb gebe ich dir zuerst eine allgemeine Definition, die ich durch einen einfachen Prompt von ChatGPT erhalten hab.

Ordnung in Büro und Ablage bezeichnet die strukturierte Organisation von analogen und digitalen Arbeitsmaterialien, Unterlagen, Dokumenten und Arbeitsplätzen, mit dem Ziel, den Arbeitsalltag effizient, übersichtlich und stressfrei zu gestalten.

Sie umfasst sowohl das äußere Umfeld (z. B. Schreibtisch, Regale, Aktenschränke) als auch die systematische Ablage von Unterlagen (z. B. in Ordnern, Hängeregistern oder digitalen Archiven). Ordnung in Büro und Ablage bedeutet, dass jede Information einen festen Platz hat, unabhängig davon, ob sie auf Papier oder digital vorliegt, und bei Bedarf schnell gefunden werden kann.

Es geht beim Ordnung schaffen in Büro und Ablage nicht ums Aufräumen. Das Ganze ist eher ein Mittel zum Zweck. Und wie dieser Zweck aussieht, möchte ich dir in meinem Blogartikel genauer erklären.

Inhalt

Warum ist ein aufgeräumter Schreibtisch wichtig?
Was Ordnung in Büro und Ablage für mich bedeutet
Was Ordnung in Büro und Ablage für mich nicht bedeutet
Wie kannst du dich am Schreibtisch wohlfühlen?

Warum ist ein aufgeräumter Schreibtisch wichtig?

Wenn dein Schreibtisch sauber und ordentlich aussieht, hat das nicht nur Auswirkungen auf eine Hausstauballergie. Sondern auch auf alle anderen Lebensbereiche.

Du wirst dich besser konzentrieren, mit mehr Fokus und Motivation arbeiten und mehr schaffen. Weil eine aufgeräumte Umgebung auch Raum für neue Ideen und Gedanken schafft.

Du wirst einfacher mit Kolleg:innen und Kund:innen zusammenarbeiten. Weil du ein professionelleres Auftreten hast und immer pünktlich, ordentlich und transparent arbeitest.

Und du wirst mehr Zeit haben als vorher. Weil du dich nicht mehr durch Papierkram graben, tausende Kleinteile abstauben und nach Dokumenten suchen musst.

Als Selbstständige verbringen wir meistens unseren ganzen Arbeitstag am Schreibtisch. Dann sollten wir auch einen Arbeitsplatz haben, an dem wir uns den ganzen Tag wohlfühlen. In unserer restlichen Wohnung machen wir es uns doch auch schön, kaufen uns gemütliche Möbel und dekorieren alle Zimmer. Also sollten wir es mit unserem Schreibtisch genauso handhaben und es uns so schön wie möglich machen.

Was Ordnung in Büro und Ablage für mich bedeutet

• Mir geht es bei Ordnung in Büro und Ablage ums Zuhause sein. Damit meine ich, dass ich in meiner Wohnung und nicht im Großraumbüro arbeite. Und deshalb möchte ich mich beim Arbeiten auch heimelig und gemütlich fühlen. Das erreiche ich durch Bilder, Möbel und passende Deko.

• Ein wichtiger Punkt ist mein Notfallordner. Ich finde es sinnvoll, einen Ordner zu haben, in dem alle lebenswichtigen Dokumente enthalten sind. Und da nicht alles digitalisiert werden kann, sind ein digitaler und ein analoger Ordner am besten. Denn ich bin lieber auf der sicheren Seite.

• Ordnung in Büro und Ablage bedeutet für mich eine Zeitersparnis. Ich möchte mich auf meinem Schreibtisch zurechtfinden, meine Ablage auswendig kennen und Zettelchen sofort finden. Denn ich hab weder Zeit noch Lust dazu, immer wieder Stunden mit Suchen zu verbringen.

• Ein weiterer wichtiger Punkt sind meine Finanzen. Rechnungen, Verträge, Versicherungen und Belege. Ich muss alles aufbewahren, um meine Steuer zu machen und mit ein bisschen Glück auch Geld zurückzubekommen. Deshalb sind ordentliche Finanzen als Selbstständige enorm wichtig.

• Vor allem geht es mir um kreatives Chaos. Mir geht es beim Ordnung schaffen nicht darum, kein Chaos mehr zu machen. Sondern eher darum, mein Chaos schnell wieder aufzuräumen. Denn beim kreativen Arbeiten entsteht immer wieder Chaos. Und das ist auch vollkommen in Ordnung.

Was Ordnung in Büro und Ablage für mich nicht bedeutet

• Ich bin zwar ein sehr visueller Mensch, aber Perfektionismus macht es nur schwerer. Meine Ablage muss nicht farblich einheitlich sein. Arbeite zuerst mit dem, was du schon hast. Für meine erste Wohnung hab ich mir alles passend ausgesucht und seitdem keine neuen Ordner oder Boxen mehr gekauft.

• Ordnung in Büro und Ablage bedeutet für mich nicht, einen leeren Schreibtisch zu haben. Ich möchte mich beim Arbeiten wohlfühlen. Und dazu gehören auch persönliche Gegenstände, Blumen und Deko. Wenn ich schon Zuhause und nicht im Büro arbeite, möchte ich auch meinen Geschmack einbringen.

• Auch wenn ich eine papierlose Ablage schön finde, muss es nicht sein. Es geht nicht darum, sofort alle Papiere einzuscannen und im Original zu vernichten. Mal ganz davon abgesehen, dass das nicht immer erlaubt ist. Es geht eher darum, bewusst und nachhaltig mit Papieren umzugehen.

Wie kannst du dich am Schreibtisch wohlfühlen?

Nun hast du erfahren, was Ordnung in Büro und Ablage für mich persönlich bedeutet. Deine Ordnung am Schreibtisch kann aber ganz anders aussehen als meine. Vielleicht sind dir andere Dinge wichtig, du hast eine andere Ablagestruktur für deinen Papierkram oder einen anderen Geschmack, um deinen Schreibtisch zu gestalten. Und deshalb kann Ordnung für dich auch eine ganz andere Bedeutung haben als für mich.

Stelle dir mal folgende Fragen

• Was brauche ich wirklich auf dem Tisch und was kann weg?

• Wie kann ich meine Ablage vereinfachen?

• Gibt es Dinge, die ich regelmäßig suche, aber nie gleich finde?

• Welche Farben, Materialien oder Deko motivieren mich?

Möchtest du herausfinden, wie deine persönliche Ordnung am Schreibtisch aussehen kann? Dann melde dich gern bei mir. Gemeinsam finden wir eine Lösung.

Was bedeutet für dich ein aufgeräumter Schreibtisch?